Регламент заказа продукции на производство
18.01.2019
Регламент согласования бюджета и плана работы на месяц
21.01.2019

Регламент по планированию и отчетности по клиентам и внутри компании

 

  1. Планирование и отчетность являются обязательными процедурой в компании.

  2. Типы планирования

    1. По клиентам

    2. Ежемесячное

    3. Еженедельное

    4. Ежедневное

  3. Типы отчетности

    1. Ежедневная

    2. Еженедельная

    3. Ежемесячная

    4. По клиентам

  4. Каждый сотрудник обязан следовать данному регламенту — планировать свою деятельность и предоставлять отчет о проделанной работе.

  5. Планирование по клиентам осуществляется по следующим правилам:

    1. Планирование по клиентам представляет собой список мероприятий/работ, которые будут оказаны в течении месяца клиенту.

    2. Форма документа — в зависимости от задач клиента. Обязательные пункты:

      1. Цель на определенный период (цели могут быть краткосрочными и долгосрочными)

      2. Задачи на отчетный период

      3. Ответственность сторон (предоставление данных, внедрение регламентов, запуск процессов и т.д.)

      4. Конкретные действия с указанием сроков и исполнителей

      5. Планируемый результат

    3. Планирование на будущий отчетный период осуществляется за 7 рабочих дней до его начала.

    4. Документ необходимо разместить в папке согласно названию клиента

    5. Документ согласуется:

      1. с директором ООО “______________”

      2. с лицом принимающим решения в компании клиента.

    6. Отправка плана клиенту происходит за 4 рабочих дня до начала нового отчетного периода.

    7. Согласование с клиентам происходит в течении 3 рабочих дней. В случае, если клиенту необходимо более длительное время для согласования, начало нового отчетного периода смещается до момента утверждения плана.

    8. Планирование осуществляется на основании текущих показателей компании клиента.

    9. Согласованный план оформляется в доп. соглашение с клиентом и подписывается с двух сторон.

Пример сроков при планировании в __________ г.:






Начало текущего отчетного периода

Подготовка и согласование плана внутри компании

Отправка плана

Согласование плана

Подписание плана

Начало нового отчетного периода

15 июля

6-10 авуста

11 августа

12-14 августа

15 августа

15 августа

25 июля

14-19 августа

19 августа

20-22 августа

22, 25 августа

25 августа

1 августа

21-25 августа

26 августа

27-29 августа

29 августа,

2 сентября

1 сентября

  1. Планирование на месяц происходит в следующем порядке:






Действие

Срок

Ответственный

Форма

Ссылка

1

Постановка целей, определение  SMART — задач руководителю отдела на месяц

до 20 числа текущего месяца

Директор

Определение финансовых показателей, которые необходимо достичь за месяц

Файл “Планирование по клиентам” (стр. План)

2

Оценка и подготовка вопросов/предложений по задачам. При необходимости обсуждение

1 рабочий день

Руководитель отдела

Директор

В свободной форме

Совещание

3

Подготовка общего плана работ в рамках календарного планирования, с учетом:

1-3 неделя — активная работа

4 неделя — доработка, согласование, подготовка отчетов

В случае если план по клиенту еще не утвержден на момент подготовки плана компании — закладывание свободного времени на реалиацию задач клиента.

2 рабочих дня

Руководитель отдела

Документ в формате Word

4

Обсуждение общего плана работ с Директором

1 рабочий день

Руководитель отдела

Директор

Совещание

5

Составление детального плана на месяц с внесением корректив, с указанием сроков исполнения и ответственных. Данный план в течении месяца может дополняться и видоизменяться

до 28 числа текущего месяца

Руководитель отдела

Постановка задач в Google Таблице

Страница «Клиенты»

6

Согласование плана и Бюджета на месяц

до 28 числа текущего месяца

Руководитель отдела

Директор

Совещание

Страница «Клиенты»

7

Постановка задач в Битриксе

Распределение приоритетов, объяснение задач и сроков сотрудникам

до 1 числа будущего месяца

Руководитель отдела

Сотрудник

Постановка задач в Битриксе по каждому проекту.

  1. Еженедельное планирование является обязательным для каждого сотрудника компании.

    Регламент руководителя по постановки задач на неделю



Действие

Срок

Форма

Определение общего списка задач на будущую неделю

Пятница до 16:00

Страница «Клиенты»

Задачи в Битриксе

Распределение задач между сотрудниками

Пятница до 16:00

Битрикс

Обсуждение с сотрудниками задач на неделю, расстановка приоритетов

Понедельник  до 8.30

Совещание

Распределение задач в Гугл Календаре по дням недели

Понедельник до 9:00

Гугл.Календарь

  1. Регламент сотрудника по постановки задач на неделю



Действие

Срок

Форма

Подготовка списка из:

  • невыполненных задач за прошедшую неделю

  • продленных задач

  • запланированных задач на будущую неделю

Отправка файла на почту руководителя

Пятница до 15:00

Выгрузка из Битрикса с комментариями (указание время необходимое для решения задачи)

Обсуждение с руководителем приоритетности выполнения задач по срокам (дни и время)

Понедельник  до 8:30

Совещание

Распределение задач в Гугл Календаре по дням недели

Понедельник до 9:00

Гугл.Календарь

  1. Ежедневное планирование заключается в фиксирование плана работ в Гугл.Календарь.

Ежедневное планирование осуществляется по следующему алгоритму:

  1. Выписать задачи на листок на сегодняшний день или выгрузить задачи из Битрикса (распечатать список)

  2. Исполнитель должен написать ориентировочное время выполнения задачи

  3. Оценить доступность ресурсов для выполнения задачи (наличие необходимой информации, сотрудников, данных, контактов)

  4. Расстановка приоритетности выполнения задач с учетом требования руководителя / приоритетов компании

  5. При необходимости внесение новых задач в план в Битриксе (дублирование в Файле планирование, Страница «Клиенты»)

  6. Обсуждение деталей с постановщиком задачи

  7. Обсуждение с руководителем приоритетов выполнения задач

  8. Распределение задач в Гугл.Календарь на день

  9. Ежедневная отчетность является обязательной для каждого сотрудника компании.

Она осуществляется:

  1. Фиксированием результата в задаче в битриксе

  2. Ссылкой на документ около задачи в Таблице “Планирование”, Страница «Клиенты»

  3. Письмом в свободной форме на email руководителя до 16:30 с описанием выполненных работ, комментариями и предложениями по работе компании, ссылками на результат

    1. email директора: ___________________

    2. email руководителя отдела:

  4. Еженедельная отчетность проходит в форме совещания со всеми сотрудниками компании. Совещание проходит по пятницам с 13.00 до 14.00.

Сотрудники компании готовят устный доклад о:

  1. Выполненных задачах в рамках проектов

  2. Подведение итогов недели — “чем можно гордиться”

  3. Список трудностей, с которыми столкнулся в течении недели и предложения как этого можно избежать в будущем.

 

  1. Ежемесячная отчетность заключается в итоговом совещании по результатам месяц.

    1. Совещание проходит с 28 по 31 число (дата предварительно согласуется)

    2. Руководитель подразделения готовит отчет о выполнении финансовых показателей

    3. Каждый сотрудник готовит к совещанию отчет-доклад, который включает

      1. Количество разработанных документов/завершенных задач

      2. Процент выполнения плана по задачам

      3. Качественную оценку личного вклада в работу компании

      4. Обратную связь руководителю о совместной деятельности

      5. Предложения по развитию компании в будущем месяце

 

  1. Отчетность по клиентам — самый важный и значимый документ в рамках подготовки отчетов.

 

  1. Подготовка отчета происходит в два этапа:

    1. Промежуточный отчет — в середине отчетного периода.

    2. Финальный отчет — в течении 2 рабочих дней после начала следующего за отчетным периодом месяца. Подробный отчет.

 

  1. Каждый отчет содержит

    1. Список задач решенных в отчетный период

    2. Результаты выраженные в количественных и качественных показателей, которые влияют на эффективность работы компании клиента. Все данных должны быть представлены в схемах, диаграммах, таблицах

    3. Аналитическая записка по итогам работы.

    4. Промежуточный отчет
      Сокращенный отчет включает в себя промежуточные итоги по заданным вначале показателям, оценка эффективности взаимодействия, обсуждение сложностей и факторов замедляющих развитие или выполнение поставленных задач.

      Пример: сотрудники саботируют работу агентства, не было произведено перераспределение товаров на торговых полках, сотрудник ушел в отпуск и не предоставил отчет и т.д.

    5. Финальный отчет
      Финальный отчет максимально полностью показывает изменения, которые произошли в компании за прошедшие 30 дней. Каждое изменение подтверждается качественным или количественным показателем, конкретным результатом.
      Пример: внедрение бюджетирования в отделы бухгалтерии и логистики позволили сократить затраты на 300 000р в месяц: были выявлены следующие нарушения …..., внедрено …..., что позволило уйти от….и сократить ……...

Сергей Вельтищев
Сергей Вельтищев
Ваш бизнес-наставник. Директор консалтингового агентства "Business Proactive".