Преимущества и недостатки внедрения системы бюджетирования

Бюджетирование представляет собой долгосрочное и краткосрочное планирование ресурсов, поведения конкурентов, спроса на продукцию, выручки и является важным компонентом системы управления. Существуют два основных метода для подготовки бюджетов — “от достигнутого” и “с нуля”.  Консалтинговая компания «Business Proactive» предлагает сегодня оценить достоинства и недостатки обоих методов.

Для начала отметим, оба метода применяются и в государственных, и в коммерческих структурах, но с разной степенью успеха, потому что цели у компаний изначально разные. Если для одних цель – увеличение прибыли, то для других – улучшение качественных показателей (например, повышение успеваемости в учебном заведении).

Традиционно популярным методом является бюджетирование «От достигнутого». Этот подход ведет как правило, к поэтапному увеличению бюджета. Грубо:  отталкиваемся от прошлого года, плюс закладываем новые потребности.

Преимущества очевидны: легко составить, еще проще обосновать. Всем все понятно и нет разночтений.

Недостатки: нет стимула критически оценивать текущие расходы, искать новые пути экономии. Фактически, в частном секторе при таком подходе отсутствует анализ бизнеса. В государственной сфере сознательно не хотят сокращать расходы — это приведет к сокращению финансирования.

Казалось бы, прочитав написанное, можно сделать вывод, что альтернативный метод бюджетирования, «с нуля», возник в бизнесе. Но нет! Способ был введен военным ведомством США в 60х годах.

Этапы внедрения системы бюджетирования

Процесс бюджетирования «с нуля» подразумевает обоснование любой деятельности, прежде чем на эту деятельность будут выделены средства. Теоретически, таким образом обнуляются все «ненужные», неоправданные расходы. Детальная проработка стимулирует минимализацию расходов, ведет к реальной экономии средств, причем на каждом этапе:

1. На этапе бизнес-планирования, обоснования и предложения альтернативных вариантов менеджерами низшего эшелона.
2. На этапе ранжирования бизнес-планов высшим руководством.
3. На этапе распределения финансирования деятельности подразделений.

Преимущества метода:

• Регулярное устранение устаревших и неэффективных бизнес-процессов.
• Более эффективное распределение бюджета.
• Менеджеры мотивированы проявлять инициативу и креативность.
• Компания оперативно реагирует на изменение рынка.

Недостатки:

• Бюджетирование «с нуля» занимает большее количество времени и ресурсов.
• В большой организации количество документов на этапе планирования может зашкаливать.
• Требуется высокая квалификация менеджеров.

• Проведение рейтинга бизнес-планов может столкнуться со сложностями, поскольку отдельные бизнес-процессы могут не иметь количественных критериев для оценки.

• Менеджеры должны быть обеспечены необходимой информацией, то есть степень автоматизации организации должна быть на соответствующем уровне

В заключении напрашивается вывод, что ни один из методов не является идеальным инструментов. Каждая организация должна для себя решать, какой подход лучше соответствует их деятельности.

В то же время бюджетирование «с нуля», несмотря на трудоемкость и сравнительную дороговизну, может предоставить компании гораздо больше выгод.

Логически напрашивается  разумный подход: создание некоего «среднего» способа бюджетирования, когда компания берет отдельные элементы из обоих подходов, руководствуясь своими потребностями и здравым смыслом. В результате удастся сдержать рост бюджета и избежать лишних расходов на его формирование.