Регламент взаимодействия между отделами по постановке задач

Порядок взаимодействия между отделами по постановке задач

В структуре компании выделено 10 подразделений по решению задач компании:

• 1.       Производство
• 2.       Служба качества
• 3.       Склад и логистика
• 4.       Снабжение
• 5.       Бухгалтерия
• 6.       Юридическая служба
• 7.       Коммерческая служба
• 8.       Маркетинг
• 9.       IT служба
• 10.   Отдел кадров

Функциональные задачи данных подразделений направлены на выполнение стратегических, среднесрочных и краткосрочных планов компании.

Стратегические цели компании разрабатываются Директором компании и согласовываются с участниками Общества.

Среднесрочные планы компании разрабатываются заместителями директора (Первым замом по производству, Директором по развитию и Исполнительным директором) на основании стратегических целей.

Краткосрочные задачи разрабатываются руководителями отделов компании.

Ежемесячные планы работы и результаты прописываются до 25 числа предыдущего месяца руководителем отдела и согласовываются с заместителем директора по данному направлению.

Ответственность за выполнение ежемесячных планов отделом в целом и сотрудниками несет руководитель отдела. Отчет руководителем отдела по итогам месяца предоставляется до 5 числа следующего месяца за отчетным в разрезе по планируемым задачам и действиям сотрудников непосредственному руководителю и директору компании.

Для выполнения задач компании, которые не несут постоянный характер формируется  проектная группа из сотрудников разных отделов. На момент работы проектной группы назначается руководитель проекта, который отвечает за сроки и качество выполнения поставленной задачи. Руководитель проектной группы подчиняется заместителю директора, который курирует данное направление. Планирование и отчетность руководителя проекта аналогична руководителю отдела.

Задачи сотрудникам компании ставятся непосредственным руководителем. Текущие задачи, которые предусмотрены должностной инструкцией, в письменном виде не ставятся, но контролируются результаты работы. Для этого ежедневно или еженедельно сотрудником предоставляется отчет о проделанной работе непосредственному руководителю.

Все задачи в компании ставятся в CRM системе (Битрикс24). При постановке задачи должны соблюдаться следующие условия:

·         подробно описана задача;

·         результат, который требуется получить;

·         ответственный;

·         сроки выполнения задачи.

Задача считается принята ответственным, если в течение __ часов нет комментария по срокам выполнения или вопроса, уточняющего описание задачи.

Задача считается выполненной, если в комментарии задачи есть ссылка или описание полученного результата и постановщик задачи результат принял.

Если задача выполнена с не соответствующим результатом, то постановщик в праве вернуть её на доработку.

Задачи постановщиком ставятся заблаговременно и рассчитываются по времени её выполнения.

При наличии задач у сотрудника, которые невозможно выполнить в назначенное время, руководитель данного сотрудника расставляет приоритеты выполнения задач  и переносит время выполнения поставленных задач, согласовывая с постановщиком задачи.

Расстановка приоритетов задач происходит во время утренних планерок. Приоритеты задачам расставляются исходя из краткосрочных и среднесрочных планов компании.

Вышестоящий руководитель может отменить задачу сотруднику только по согласованию с непосредственным руководителем данного сотрудника или постановщиком задачи.

Для реализации поставленных целей компании требуется постоянное взаимодействие подразделений.

Стандартные взаимодействия между отделами осуществляются согласно бизнес процессов компании. В случае возникновения не стандартной ситуации или новой задачи, задача в другой отдел ставится через руководителей отделов, участвующих в выполнении поставленной задачи.